Datenschutzhinweise

Für den Betrieb der Plattform grussalbum.de, insbesondere Konto, Eventanlage, Upload, Speicherung, technische Verarbeitung, Sicherheit, Einwilligungsnachweise, Support, Löschprozesse und Bestellabwicklung, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Eine Verpflichtung zur Benennung einer Datenschutzbeauftragten oder eines Datenschutzbeauftragten nach § 38 BDSG besteht derzeit nicht.

Jehweg – SaaS Studio ist eine Geschäftsbezeichnung des oben genannten Einzelunternehmers. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und Vertragspartner gegenüber Dienstleistern ist stets dieser Einzelunternehmer.

Gastgeberinnen und Gastgeber entscheiden über Anlass, Einladung der Gäste, Sichtung der Beiträge und eine etwaige weitere Nutzung außerhalb der Plattform. Für diese weitere Nutzung sind sie eigenständig verantwortlich. Soweit Grußalbum für Unternehmenskunden personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden verarbeitet, wird ergänzend ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Laden Gastgeberinnen oder Gastgeber selbst Sprachaufnahmen in das Album hoch, die andere Personen enthalten können, bleibt Grußalbum für die technische Verarbeitung dieser Aufnahmen auf der Plattform (Speicherung, Klangveredelung, Transkription, Bereitstellung) Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die hochladenden Gastgeberinnen und Gastgeber sind dafür verantwortlich, dass die erforderlichen Einwilligungen oder sonstigen Rechtsgrundlagen der aufgenommenen Personen vorliegen, und bestätigen dies beim Hochladen ausdrücklich.

Bringen Gastgeberinnen oder Gastgeber Text- oder Redebeiträge, etwa Trauansprachen, Grußworte oder getippte Grüße, in das Album ein oder geben sie hierfür einen Einreichungslink an die verfassende Person weiter, bleibt Grußalbum für die technische Verarbeitung dieser Beiträge auf der Plattform, insbesondere Speicherung, Aufbereitung und Bereitstellung im Album, Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die einbringende Person ist dafür verantwortlich, dass sie zur Einbringung und Nutzung des Textes berechtigt ist und Rechte sowie Persönlichkeitsrechte betroffener Dritter gewahrt werden. Enthält der Text Angaben über andere Personen, insbesondere sensible, vertrauliche oder besonders persönliche Angaben, hat die einbringende Person vorab sicherzustellen, dass deren Verarbeitung für das Album zulässig ist, oder den Text entsprechend zu kürzen. Dies wird beim Einbringen ausdrücklich bestätigt.

Grußalbum verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich für das jeweilige Event und die Vertragsabwicklung. Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten können anfallen:

• Konto- und Vertragsdaten der Nutzer (E-Mail, Anzeigename, Rolle im Mandanten, Rechnungs- und Anschriftsdaten)
• Eventdaten (Eventtitel, Datum, Namen des Gastgeberkreises, gewählte Skin, Aufnahmezeitraum sowie bei Support- oder Kulanzkorrekturen der Korrekturgrund als Kategorie)
• Beitragsdaten der Gäste (Sprachaufnahme sowie das daraus automatisch erzeugte Text-Transkript, optional Foto/Video oder ein von der Gästin / dem Gast selbst geschriebener Text-Gruß, optionaler Anzeigename, Zeitstempel, Aufnahme-Zeitstempel aus Foto-EXIF „DateTimeOriginal" — ohne GPS-, Geräte- oder Kameramodell-Daten)
• Event-Galerie-Daten (freigegebene Foto- und Videoinhalte, Fotobox-Aufnahmen, Galeriecode, Zugriffs- und Download-Einstellungen der Gastgeberinnen und Gastgeber sowie optionaler Link zum Fotoboxanbieter)
• Login-Daten (Magic-Link-Token-Hash, Admin-Sitzung, Owner-/Album-Sitzung, Gäste-Sitzungskennung, Zeitstempel)
• Owner-/Album-Zugangsdaten: E-Mail-Adresse des Album-Inhabers bzw. der vom Nutzer benannten Owner-Adresse zur passwortlosen Anmeldung am eigenen Album sowie die zugehörige Album-Sitzung
• Mitbearbeiter-Daten: E-Mail-Adresse eingeladener Mitbearbeiter sowie deren Album-Sitzung. Datenquelle: Die E-Mail-Adresse wird vom einladenden Nutzer (Album-Inhaber) eingegeben; sie wird nicht unmittelbar beim Mitbearbeiter selbst erhoben. Die Einladungs-E-Mail enthält einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung. Mitbearbeiter erhalten ausschließlich eventbezogenen Zugriff und sehen keine Kontaktdaten der Gäste (insbesondere keine Gast-E-Mail-Adressen oder IP-Daten).
• Album-Pat:in: Das Album-Inhaberpaar kann eine Vertrauensperson („Album-Pat:in") für das jeweilige Event freischalten, die während der Feier beim Sammeln und Moderieren der Beiträge unterstützt. Die Album-Pat:in erhält ausschließlich eventbezogenen Zugriff. Sie kann Gäste-Beiträge einsehen und unpassende Beiträge vorübergehend ausblenden (Quarantäne); ein endgültiges Löschen, Herunterladen, Exportieren, Bestellen oder der Zugriff auf Zahlungs- oder Kontaktdaten ist ihr nicht möglich. Moderierende Eingriffe werden rollenbezogen und zeitlich protokolliert. Wie Mitbearbeiter sieht die Album-Pat:in keine Kontaktdaten der Gäste, insbesondere keine Gast-E-Mail-Adressen oder IP-Daten.
• Technische Logdaten (IP-Adresse zur Sicherheitsprüfung, Request-Metadaten, Fehlerprotokolle)
• Einwilligungsnachweise der Gäste (Hashes von IP/User-Agent, Zeitstempel, Version dieser Datenschutzhinweise)
• Nachträglich von Gastgeberinnen oder Gastgebern hochgeladene Sprachaufnahmen (sowie das daraus automatisch erzeugte Text-Transkript) — einschließlich Stimmen von Personen, die ihren Beitrag nicht selbst über den Event-Link abgegeben haben. Datenquelle: Die Dateien werden vom hochladenden Gastgeber bereitgestellt; sie werden nicht unmittelbar bei den aufgenommenen Personen erhoben (Art. 14 DSGVO).
• Nachweise der Verantwortungsübernahme beim Eigen-Upload: Wortlaut und Version der Bestätigung, ein kryptografischer Prüfwert (Hash) des Wortlauts, Hashes von IP-Adresse und Browserkennung des Hochladenden, Zeitstempel sowie der Bezug zu den betroffenen Beiträgen. IP-Adresse und Browserkennung werden ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert.
• Eingebrachte Text- und Redebeiträge, insbesondere Rede-/Grußworttext, getippte Grüße, Verfasser- oder Rednerangabe, gegebenenfalls Rolle der verfassenden Person sowie etwaige im Text genannte personenbezogene Daten weiterer Personen; optional ein hochgeladenes Originaldokument, etwa PDF- oder Textdatei. Datenquelle: entweder Bereitstellung durch die Gastgeberin oder den Gastgeber, dann nicht unmittelbar bei den genannten Personen erhoben (Art. 14 DSGVO), oder Einbringung durch die verfassende Person selbst über einen weitergegebenen Einreichungslink (Art. 13 DSGVO).
• Nachweise der Verantwortungsübernahme beim Einbringen von Text- und Redebeiträgen: Wortlaut und Version der Bestätigung, kryptografischer Prüfwert des Bestätigungstextes, Hashes von IP-Adresse und Browserkennung der einbringenden Person, Zeitstempel sowie Bezug zum betroffenen Beitrag. IP-Adresse und Browserkennung werden hierbei nicht im Klartext, sondern ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert. Diese Nachweise werden für beide Einreichungswege gespeichert.

Bei diesen vom Gastgeber gelieferten Aufnahmen erhält Grußalbum die Stimme einer betroffenen Person nicht von ihr selbst. Wir verfügen regelmäßig über keine Kontaktdaten dieser Personen, sodass eine unmittelbare Information durch uns nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO unverhältnismäßig wäre; diese Datenschutzhinweise dienen insoweit als öffentliche Information. Die Erstinformation der aufgenommenen Personen obliegt den hochladenden Gastgeberinnen und Gastgebern.

Bei von Gastgeberinnen oder Gastgebern gelieferten Text- oder Redebeiträgen verfügt Grußalbum regelmäßig über keine Kontaktdaten der im Text genannten Personen. Eine unmittelbare Information dieser Personen durch Grußalbum ist daher, soweit keine Kontaktdaten vorliegen, regelmäßig nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden. Grußalbum stellt diese Datenschutzhinweise deshalb öffentlich bereit. Die Erstinformation der betroffenen Personen obliegt in diesen Fällen der einbringenden Person. Bringt die verfassende Person ihren Beitrag selbst über einen Einreichungslink ein, erfolgt die Information unmittelbar bei der Einreichung nach Art. 13 DSGVO.

Die Einwilligung der Gäste wird zu Beginn des Beitrags-Vorgangs eingeholt: Beim ersten Öffnen der Gäste-Seite werden die stets erforderlichen Einwilligungen (Sprachaufnahme, Erscheinen im geschützten Event-Album, Bestätigung des Mindestalters) abgefragt, bevor eine Aufnahme oder sonstige Verarbeitung beginnt. Inhaltsabhängige Einwilligungen für Foto- oder Videobeiträge werden zusätzlich dann eingeholt, wenn solche Inhalte beigetragen werden. Wählt eine Gästin oder ein Gast statt einer Aufnahme einen geschriebenen Gruß, wird die Einwilligung in dessen Speicherung und Bereitstellung im geschützten Album an dieser Stelle eingeholt. Die getroffene Auswahl wird auf dem Endgerät der Gäste gespeichert (siehe Abschnitt 7) und kann jederzeit geändert oder widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte für Werbung, Profilbildung oder KI-Training weitergegeben. Für Betrieb, E-Mail-Versand, Zahlung und optionale Druckaufträge setzen wir jedoch sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Diese handeln je nach Rolle als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO oder als eigene Verantwortliche, etwa bei Zahlungsdiensten.

Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter mit Datenkategorien, Region und Rechtsgrundlage finden Sie unter /subprozessoren.

Hauptdienstleister sind derzeit Hetzner (Hosting und Storage in Deutschland), IONOS (Domain und Mail-Routing in Deutschland) sowie Brevo (transaktionale E-Mails innerhalb der EU). Bei aktiviertem Self-Service-Checkout kommt Stripe hinzu.

Druckdienstleister (Add-on-Dienst). Bei Bestellung eines gedruckten Erinnerungsbuchs werden die Druckdaten (PDF mit Fotos, transkribierten Audio-Beiträgen und Namen der Gäste) sowie die Lieferadresse an den jeweils eingesetzten Druckdienstleister übermittelt. Aktiver manueller Print-Fulfillment-Pfad ist derzeit Saal Digital; mit Saal liegt ein Auftragsverarbeitungs-Dokument (DPA/AVV) vor. Vor Weitergabe prüft der Anbieter die Druckdatei ausschließlich technisch, nicht redaktionell oder inhaltlich.

Wenn Sie in Google Ads Conversion-Tracking einwilligen, werden Conversion-Daten an Google LLC (USA) übermittelt. Einzelheiten hierzu finden Sie in Abschnitt 8f. Im Übrigen findet im regulären Plattform-Betrieb (ohne Buch-Bestellung und ohne erteilte Tracking-Einwilligung) keine Datenübermittlung an Drittländer außerhalb der EU/des EWR statt.

• Eventzeitraum: Eventdaten entstehen erst mit der kostenpflichtigen Buchung; vor der Buchung wird kein Event angelegt. Beiträge werden während des im Event hinterlegten Eventzeitraums entgegengenommen — regelmäßig 14 Tage im Paket Digital und 90 Tage im Paket Digital Plus, jeweils rund um den gebuchten Anlass bzw. ab Buchung bei bereits vergangenen Events. Die Online-Album- und Speicherlaufzeit beginnt erst nach dessen Ende.
• Beiträge, Originaldateien und Download-Archiv (Audio, Foto, Video, Transkripte): Die hochgeladenen Originaldateien, die aufbereiteten Album-Fassungen und das auf der Plattform bereitgestellte Download-Archiv (ZIP) werden für die Dauer der gewählten Album-Laufzeit gespeichert — regelmäßig 6 Monate im Paket Digital und 24 Monate im Paket Digital Plus ab Ende des Eventzeitraums, soweit im Angebot nicht anders angegeben. Danach werden sie automatisch und vollständig aus den aktiven Systemen gelöscht. Auf Widerruf werden die betroffenen Beiträge einschließlich aller Originale unverzüglich gelöscht. Verlangt eine durch nachträglich hochgeladenes Audio aufgenommene Person die Löschung (Art. 17 DSGVO) oder widerspricht sie der Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), löschen wir den betroffenen Beitrag einschließlich aller Originale und Transkripte ebenso unverzüglich. Das heruntergeladene ZIP-Archiv könnt ihr dauerhaft lokal behalten.
• Event-Galerie: Link, QR-Code und Galeriecode bleiben höchstens für die gebuchte Online-Album-Laufzeit aktiv und können von den Gastgeberinnen und Gastgebern früher deaktiviert oder in den Download-Rechten eingeschränkt werden.
• Widerrufs-Codes der Gäste: ausschließlich als Hash gespeichert (nicht im Klartext, nicht wiederherstellbar); an die Album-Laufzeit gekoppelt und mit ihr ungültig.
• Konto- und Eventdaten: bis zur Löschung des Kontos durch den Nutzer.
• Rechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO).
• Magic-Link-Token: 30 Minuten Gültigkeit; konsumierte Links werden nach längstens 30 Tagen gelöscht.
• Admin-Sitzungen: 30 Tage ab letzter Aktivität.
• Owner-/Album-Sitzung: bis zu 30 Tage ab Anmeldung; jederzeit serverseitig widerrufbar. Die Owner-E-Mail wird mit dem Event gelöscht.
• Mitbearbeiter-Daten: bis zur Löschung des Events. Bei Entzug des Zugriffs durch den Nutzer endet der Zugriff sofort. Die Mitbearbeiter-Sitzung folgt derselben Frist wie die Owner-/Album-Sitzung und läuft bis zu 30 Tage ab Anmeldung.
• Gäste-Sitzungskennung: bis zu 30 Tage; sie dient ausschließlich dazu, Upload-Limits je Gerät umzusetzen und Missbrauch zu begrenzen.
• Einwilligungsnachweise: solange das Beitragsmaterial vorgehalten wird, mindestens jedoch 3 Jahre zur Beweisführung.
• Nachweise der Verantwortungsübernahme beim Eigen-Upload: ausschließlich als Hashes/Versions- und Zeitangaben (kein Klartext von IP oder Browserkennung); zu Beweiszwecken bis zu 3 Jahre, auch wenn der zugehörige Audio-Beitrag zuvor (etwa auf Widerruf einer betroffenen Person oder bei Ablauf der Album-Laufzeit) gelöscht wurde; danach Löschung des Nachweises.
• Server- und Sicherheitslogs: in der Regel bis zu 30 Tage; bei sicherheitsrelevanten Vorfällen länger, bis zur Aufklärung.
• Druckdaten beim Druckdienstleister (Add-on-Dienst): Druckdaten werden nur bei einer tatsächlichen Buch-Bestellung an den aktiven Druckdienstleister übermittelt. Löschanfragen zu Druckauftragsdaten leiten wir an den betroffenen Druckdienstleister weiter, soweit der Auftrag noch nicht technisch oder rechtlich abgeschlossen ist. Anfragen richten Sie an dsgvo@grussalbum.de.

Server und Medien liegen bei Hetzner in Deutschland/EU. Für Domain- und E-Mail-Infrastruktur wird IONOS eingesetzt. Transaktionale E-Mails laufen über Brevo (ebenfalls EU). Soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts Abweichendes beschrieben ist (insbesondere Abschnitt 8f), werden personenbezogene Daten nach unserer aktuellen Dienstleisterkonfiguration innerhalb der EU verarbeitet.

Bei Bestellung eines gedruckten Erinnerungsbuchs werden die Druckdaten zusätzlich an den aktiven Druckdienstleister übermittelt; derzeit ist dies Saal Digital. Details siehe Abschnitt 4 sowie unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Wir unterscheiden zwei Kategorien von Cookies und lokalen Speichern:

A) Technisch notwendige Cookies und Speicher

• Admin-Sitzungscookie: ermöglicht den Login im Admin-Bereich (HttpOnly, SameSite=Lax, Laufzeit 30 Tage).
• Owner-/Album-Sitzungscookie (owner_session): ermöglicht den eingeloggten Zugang zum eigenen Album (HttpOnly, SameSite=Lax, in der Produktivumgebung Secure, Laufzeit bis zu 30 Tage, kein Tracking).
• Gäste-Sitzungscookie: speichert eine zufällig erzeugte Kennung für Upload-Limits und Missbrauchsschutz im Gäste-Flow (SameSite=Lax, Laufzeit 30 Tage, kein Tracking über andere Dienste).
• Gäste-Widerruf-Sitzungscookie (guest_contact_session): ermöglicht den Zugang zu den eigenen Beiträgen über den anonymen Wiederherstellungs-Code, damit Gäste ihren Widerruf bzw. ihre Löschung selbst verwalten können (HttpOnly, SameSite=Lax, Secure, Laufzeit 7 Tage, kein Tracking).
• IndexedDB im Gäste-Browser: speichert noch nicht hochgeladene Aufnahmen lokal, damit sie bei Verbindungsabbruch erneut versandt werden können (automatische Löschung nach erfolgreicher Übertragung oder nach 48 Stunden).

Diese Speicher sind für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

B) Google Ads Conversion-Tracking-Cookies (einwilligungspflichtig)

Wenn Sie in das Google Ads Conversion-Tracking einwilligen, setzt Google Cookies (_gcl_au, _gac_*) in Ihrem Browser. Rechtsgrundlage für das Setzen und Auslesen dieser Cookies ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Details zum Tracking-Verfahren finden Sie in Abschnitt 8f. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf dieser Website widerrufen oder ändern.

C) Empfehlungs-Cookie bei Partner-Links (einwilligungspflichtig)

Wenn Sie unsere Website über den persönlichen Empfehlungs-Link einer Partnerin oder eines Partners aufrufen (z. B. grussalbum.de/<name>) und in nicht notwendige Cookies bzw. Marketing-Cookies eingewilligt haben, speichern wir den Cookie gb_ref mit dem Empfehlungs-Kürzel. Der Cookie ist HttpOnly, SameSite=Lax, in der Produktivumgebung Secure und hat eine Laufzeit von bis zu 180 Tagen. Er dient ausschließlich dazu, eine spätere Buchung der vermittelnden Partnerin bzw. dem vermittelnden Partner zuzuordnen (Empfehlungs-Nachweis) und, sofern im Produkt vorgesehen, den Partnernamen im Album-Titel („präsentiert von …") anzuzeigen. Es findet kein diensteübergreifendes Tracking und keine Weitergabe dieser Information an unbeteiligte Dritte statt.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen des Cookies ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung wird kein gb_ref-Cookie gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern; in diesem Fall wird ein vorhandener gb_ref-Cookie gelöscht bzw. nicht mehr für eine Zuordnung verwendet.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Insbesondere erfolgt kein Profiling der Gäste oder Nutzer und keine Inhaltsanalyse mit personenbezogener Wirkung.

Sprachbeiträge der Gäste werden automatisch in Text umgewandelt (Transkription), damit das Album durchsuchbar und barrierearm wird und Beiträge im Buch lesbar erscheinen. Diese Verarbeitung findet ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland statt; es erfolgt kein Aufruf externer KI-Dienste, kein Stimmabgleich zur Identifizierung von Personen und keine Profilbildung. Erzeugt wird reiner Text, kein Stimmprofil und keine biometrischen Merkmale. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Gäste (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) im Rahmen der Beitragsabgabe sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Nutzer.

Korrektur von Transkripten. Gastgeberinnen, Gastgeber und von ihnen eingeladene Mitbearbeitende können offensichtliche Erkennungsfehler der maschinellen Transkription korrigieren (z. B. falsch geschriebene Eigennamen). Die Audioaufnahme selbst bleibt dabei unverändert. Betroffene Gäste können eine Berichtigung ihres Beitrags oder Transkripts nach Art. 16 DSGVO über die Gastgeberinnen und Gastgeber oder über dsgvo@grussalbum.de verlangen.

Foto-Metadaten. Aus hochgeladenen Fotos lesen wir ausschließlich den Aufnahme-Zeitstempel (EXIF-Feld „DateTimeOriginal") aus, um Beiträge im Album chronologisch nach dem tatsächlichen Aufnahmezeitpunkt zu ordnen. GPS-/Standortdaten, Geräte-Kennungen und Kameramodell werden nicht ausgewertet und nicht gespeichert. Ist kein Aufnahme-Zeitstempel vorhanden, wird der Eingangszeitpunkt verwendet.

Auch Audioaufnahmen, die eine Gastgeberin oder ein Gastgeber nachträglich selbst hochlädt, werden auf dieselbe Weise und unter denselben Schutzvorkehrungen automatisch transkribiert (ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland, kein externer KI-Dienst, kein Stimmabgleich, kein Stimmprofil, keine biometrischen Merkmale). Rechtsgrundlage ist gegenüber dem Gastgeber Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; für die Rechtmäßigkeit gegenüber den aufgenommenen Personen ist der hochladende Gastgeber verantwortlich. Solche Aufnahmen können frei gesprochene Inhalte enthalten, die ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) berühren; wir werten solche Inhalte nicht gezielt aus und nutzen sie ausschließlich zur Erstellung des Transkripts.

Über die Connect-Funktion können Gastgeberinnen und Gastgeber beteiligte Dienstleister — etwa Fotografin, DJ oder Floristin — einladen, ein Profil für das gemeinsame Erinnerungsalbum anzulegen. Die Einladung erfolgt vom E-Mail-Postfach der Gastgeberinnen und Gastgeber aus; der Betreiber speichert dabei selbst keine Kontaktdaten des Dienstleisters. Eine Verarbeitung durch den Betreiber entsteht erst, wenn der Dienstleister das Profilformular aktiv absendet.

Welche Daten werden verarbeitet? Das Profilformular kann folgende Angaben enthalten, die ausschließlich vom Dienstleister selbst eingegeben werden: Name oder Firma, Gewerk(e), Website, Kontaktangaben (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer), eine Kurzbeschreibung sowie ein optionales Profilbild.

Zweck. Die Profildaten werden als „Mitwirkende" im Erinnerungsalbum des jeweiligen Events angezeigt — in der Online-Albumansicht, im herunterladbaren Offline-Archiv sowie, in reduziertem Umfang, im gedruckten Erinnerungsbuch. Im gedruckten Buch erscheinen nur Name/Firma, Gewerk und Website.

Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung beruht auf der Einwilligung des Dienstleisters (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt durch aktives Ankreuzen einer Pflicht-Checkbox vor dem Absenden des Profilformulars. Die jeweils angezeigte Fassung des Einwilligungshinweises ist versioniert; die Versionsnummer wird zum Nachweis der Einwilligung gespeichert. Soweit ein Profilbild hochgeladen wird, bestätigt der Dienstleister zugleich, zur Nutzung und Anzeige dieses Bildes im Album berechtigt zu sein.

Empfänger. Die Profildaten werden den Gastgeberinnen und Gastgebern sowie dem Betreiber zur technischen Bereitstellung zugänglich gemacht. Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte durch den Betreiber findet nicht statt. Gastgeberinnen und Gastgeber können das Album und das Offline-Archiv im Rahmen der bereitgestellten Albumfunktionen nutzen.

Speicherdauer. Dienstleister-Profile sind an die Laufzeit des jeweiligen Albums gekoppelt. Sie werden automatisch gelöscht, sobald das zugehörige Event gelöscht wird. Profilbilder werden dabei ebenfalls gelöscht, soweit sie noch im Speicher des Betreibers vorhanden sind.

Widerruf und Löschung. Dienstleister mit einem Dienstleister-Konto (Abschnitt 8d) steuern die Löschung ihrer Profildaten über die Kontolöschung; die bereits geleisteten Beiträge bleiben dabei auf Name/Firma und Gewerk reduziert als Nennung („Mitwirkende") erhalten. Dienstleister ohne Konto sowie weitergehende Betroffenenrechte nach Art. 15–17 DSGVO, insbesondere Löschanliegen, können über dsgvo@grussalbum.de oder über die Gastgeberinnen und Gastgeber geltend gemacht werden. Nach einer Profilentfernung erscheint das Profil nicht mehr in der Online-Albumansicht und nicht mehr in künftig neu erzeugten Offline-Archiven oder Druckdaten. Bereits heruntergeladene Archive oder bereits gedruckte Bücher können technisch nicht rückwirkend entfernt werden.

Dienstleister können auf grussalbum.de ein dauerhaftes Konto anlegen, das ihnen die passwortlose Anmeldung per Magic-Link und die Vorausfüllung ihres Profils bei künftigen Events ermöglicht.

Welche Daten werden verarbeitet? Beim Anlegen eines Kontos werden die E-Mail-Adresse (für den passwortlosen Login per Magic-Link) sowie die Angaben des kanonischen Dienstleister-Profils gespeichert: Name oder Firma, Gewerk(e), Website, Kontaktangaben (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer), eine Kurzbeschreibung sowie ein optionales Profilbild. Diese Daten werden vom Dienstleister selbst eingegeben.

Zweck. Das Konto dient der Authentifizierung per Magic-Link sowie der Vorausfüllung des Dienstleister-Profils bei künftigen Events, an denen der Dienstleister beteiligt ist.

Konto-Anlage aus einer Einladung. Wird ein Konto im Zuge einer Connect-Einladung angelegt, werden bereits eingegebene Angaben des Event-Profils in das Konto übernommen; der Dienstleister kann sie anschließend bestätigen oder ergänzen.

Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung beruht auf der Einwilligung des Dienstleisters (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt beim Anlegen des Kontos. Die jeweils angezeigte Einwilligungsfassung ist versioniert; die Version wird als Nachweis gespeichert.

Magic-Link. Der Login erfolgt über einen kurzlebigen, einmal verwendbaren Login-Token, der per E-Mail zugestellt wird und 15 Minuten gültig ist. Es wird kein Passwort gespeichert oder benötigt.

Speicherdauer. Die Kontodaten werden gespeichert, bis das Konto vom Dienstleister gelöscht wird.

Widerruf und Löschung. Die Löschung des Dienstleister-Kontos betrifft das Konto und die dort gespeicherten Login-, Kontakt- und Profilangaben. Bereits freigegebene Mitwirkenden-Nennungen zu einzelnen Events, insbesondere Name/Firma und Gewerk, richten sich nach der hierfür gesondert erteilten Einwilligung bzw. der dort genannten Rechtsgrundlage. Diese Rechte, insbesondere Widerruf und Löschung, bleiben unberührt. Weitergehende Betroffenenrechte nach Art. 15–17 DSGVO können über dsgvo@grussalbum.de geltend gemacht werden.

Wenn Sie sich für unseren kostenlosen Erinnerungs-Reminder anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie optional das angegebene Hochzeitsdatum. Zweck ist der Versand rechtzeitiger Hinweise zu Buchungsfristen, Planungstipps rund um die Hochzeit sowie gelegentlicher Hinweise zu Grußalbum-Funktionen und Angeboten.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach aktiver Bestätigung wird der Reminder-Versand freigeschaltet. Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir den angezeigten Einwilligungstext, dessen Version und Hash, den Zeitpunkt der Anmeldung sowie pseudonymisierte Hashes von IP-Adresse und Browserkennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmelde-Link in jeder E-Mail widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Nicht bestätigte Anmeldungen werden nicht für Reminder-Mails verwendet. Bestätigte Reminder-Daten speichern wir bis zum Widerruf oder bis der Zweck des Reminders entfällt.

Google Ads Conversion-Tracking wird ausschließlich aktiviert, wenn Sie zuvor in die Nutzung entsprechender Tracking-Cookies eingewilligt haben. Ohne Einwilligung laden wir den Google Ads Tracking-Tag nicht und übermitteln keine Conversion-Daten an Google.

Bei erteilter Einwilligung verwenden wir den Dienst Google Ads der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Google Ads ermöglicht es uns zu messen, ob Nutzerinnen und Nutzer, die unsere Website über eine Google-Anzeige besucht haben, anschließend eine Buchung vorgenommen haben (Conversion-Tracking).

Was wird erhoben? Wenn eine Buchung abgeschlossen wird, übermitteln wir an Google: den Buchungswert (179 EUR), die Währung (EUR) sowie eine nicht unmittelbar namensbezogene Bestellkennung (Stripe-Session-ID) zur Deduplizierung von Mehrfacherfassungen. Google setzt für diesen Zweck Cookies (_gcl_au, _gac_*) in Ihrem Browser.

Rechtsgrundlage. Rechtsgrundlage für das Setzen und Auslesen von Tracking-Cookies ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Datenübermittlung in die USA. Die erhobenen Daten können auf Servern von Google in den USA verarbeitet werden. Übermittlungsgrundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, sofern Google LLC hierfür zertifiziert ist.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutzen Sie dafür die Cookie-Einstellungen auf dieser Website. Ergänzend können Sie die Einstellungen Ihres Browsers nutzen oder die Google-Werbeeinstellungen unter adssettings.google.com. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Betroffene Personen können jederzeit folgende Rechte geltend machen:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen werden innerhalb der gesetzlichen Frist von 30 Tagen bearbeitet. Zuständige Stelle: dsgvo@grussalbum.de.

Wer über einen Event-Link Beiträge hinterlassen hat, kann diese auch ohne Angabe einer E-Mail-Adresse selbst zurückziehen: Nach dem Senden wird ein persönlicher Widerrufs-Code bereitgestellt. Mit diesem Code lassen sich die unter demselben Code gespeicherten Beiträge jederzeit über die Widerruf-Maske zurückziehen. Der Code dient dabei als Zugriffsmerkmal, nicht als Identitätsnachweis, und wird von uns ausschließlich als Hash gespeichert. Nach einem Widerruf werden die betroffenen Beiträge sofort für Anzeige, Bearbeitung und Auslieferung gesperrt und innerhalb von 7 Tagen aus den aktiven Systemen gelöscht; Sicherungskopien werden ausschließlich für Wiederherstellungszwecke vorgehalten und nach dem dokumentierten Backup-Lebenszyklus überschrieben. Wer den Code nicht mehr besitzt, kann sich an die obige E-Mail-Adresse oder an die Gastgeberinnen und Gastgeber wenden.

Hat eine Gastgeberin oder ein Gastgeber nachträglich Audioaufnahmen hochgeladen, auf denen Ihre Stimme zu hören ist, ohne dass Sie den Beitrag selbst über einen Event-Link abgegeben haben, können Sie sich für Auskunft (Art. 15), Löschung (Art. 17) oder Widerspruch (Art. 21) unmittelbar an dsgvo@grussalbum.de oder an die verantwortliche Gastgeberin bzw. den verantwortlichen Gastgeber wenden. Da für solche Aufnahmen kein persönlicher Widerrufs-Code vergeben wird, genügt zur Zuordnung die Angabe des Anlasses bzw. Events und des ungefähren Zeitraums. Der an anderer Stelle beschriebene Widerruf per persönlichem Code steht nur für Beiträge zur Verfügung, die über den Event-Link selbst abgegeben wurden.

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

Wir passen die Datenschutzhinweise an, wenn sich Rechtsgrundlagen, Verarbeitungen oder Unterauftragsverarbeiter ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar. Wesentliche Änderungen werden zusätzlich im Kundenkonto und per E-Mail kommuniziert.